Gestão documental foi criada tendo em conta a necessidade de consolidar e centralizar toda a sua documentação. Esta aplicação permite maior eficiência e flexibilidade reduzindo os tempos de manuseamento dos documentos com significativo aumento da produtividade.
O centro de gestão documental inWork DOC, com base na desmaterialização de documentos e processos, é a solução competitiva para a gestão, indexação, organização e consulta de informação na sua empresa. É considerado mais como uma ferramenta estratégica do que um processo.
A gestão documental é uma ferramenta relevante na implementação do Regulamento Geral de Porteção de Dados (RGPD) na sua organização facilitando a identificação dos dados pessoais, segurança e privacidade através dos perfis de acesso e prova de evidências com reports de acesso e tratamento de dados.
Módulos
- Facilidade de comunicação entre vários intervenientes através de e-mail.
- Aviso por e-mail dos eventos agendados, inclusivamente dos documentos já arquivados.
- Recepção de documentos através de e-mail, arquivo automático de documentos por e-mail.
- Envio de ficheiros/imagens de documentos por e-mail.
- Aceita ordens de envio de fax através de e-mail.
- Controle de entradas e permissões sobre o documento por utilizador.
- Classificação do utilizador por sector.
- Permissões do utilizador sobre opções do menu.
- Permissões do utilizador sobre documentos atribuídos a outros utilizadores do mesmo sector e documentos de outros utilizadores de outros sectores.
- Possibilidade de tratar documentos privados.
- Possibilidade de colocar observações no documento.
- Permite organizar os documentos por assunto, tipo de documento e processo.
- Pesquisa fácil e intuitiva por classificação ou conteúdo.
- Atribuição de documentos a outros utilizadores, sendo possibilitando aa indicação do motivo da atribuição.
- Alterar o estado do documento com indicação de observações.
- Criar um histórico de observações feitas pelos diferentes utilizadores nos documentos.
- Capacidade de partilha do documento por vários utilizadores mesmo de sectores diferentes.
- Facilidade de comunicação entre os vários intervenientes através de e-mail.
- Possibilidade de associar várias imagens de documentos a um único documento.
- Possibilidade de visualização imediata das imagens que compõem o documento.
- Permite agendar vários eventos para um único documento.
- Aviso dos eventos agendados e ainda não cumpridos, com a possibilidade de visualização imediata do documento.
- Aviso por e-mail dos eventos agendados, inclusivamente dos documentos já arquivados.
- Aviso visual no desktop do terminal do utilizador de eventos agendados.
- Possibilidade de envio de imagens de documentos através de impressão.
- Gerador automático de imagens em PDF.
- Conversor de vários formatos em PDF.
- Recepção de documentos através de e-mail.
- Arquivo automático de documentos por e-mail, facilitando assim a integração com sistemas de gestão.
- Facilidade de impressão de imagens de documentos.
- Envio de ficheiros/imagens de documentos por e-mail.
- Área de transferência partilhada pelo terminal do utilizador na pasta dos meus documentos.
- Possibilidade de envio de ficheiros/imagens de documentos para a área de transferência de outro utilizador.
- Integrado com o módulo do arquivo.
- Organização dos procedimentos de trabalho em função de tarefas geridas pelo workflow.
- Formalização dos circuitos de autorização e aprovação.
- O potencial para melhorar a gestão de recursos da organização.
- 100% Nacional – o software inWork Doc desde a sua idealização, passando pela análise e programação até à fase de testes é desenvolvido por portugueses com perfeita noção do mercado nacional e das suas necessidades.
- Mensagens inter-utilizadores – permite enviar mensagens entre os utilizadores, sendo estes alertados de uma nova mensagem assim que ela chega ou quando entra no software.
- Funcionamento em rede – permite a um organismo deter um controlo total sobre a informação que recebe ou que produz.
- Definição das suas próprias regras de negócio – definir regras do utilizador garantindo a parametrização dos campos de recolha obrigatória, evitando assim esquecimentos e falhas na recolha de informação.
RGPD
- A distribuição dos documentos (correio, fax, correio electrónico, documentos partilhados na empresa), é feita electronicamente e instantânea para vários utilizadores.
- Os diferentes ficheiros electrónicos associados a um único documento permite uma visão mais global.
- Pareceres e tomadas de conhecimento são feitas electronicamente sem perda de tempo no seu encaminhamento.
- Evita as perdas e esquecimentos em pilhas de papéis.
- A informação relacionada sempre disponível permite ganhos consideráveis de tempo.
- A programação de eventos por documento com avisos de desktop e por e- mail garante que o utilizador é avisado das datas determinadas para o documento.
- Sempre que se digitalizar documentos (papel) podem ser arquivados directamente no arquivo morto.
- Evita a produção de cópias dos documentos, mesmo que estes se destinem a vários utilizadores, são distribuídos electronicamente (poupança nas cópias).
- Documentos produzidos pelos diferentes utilizadores não necessitam de cópia para arquivo (poupança nas impressões).
- Documentos produzidos na organização e para expedir por mail ou fax não necessita de impressão (poupança nas impressões).
- Colocação do carimbo na recepção dos documentos no sistema, certifica a data e hora de recepção.
- Registo dos utilizadores que tiveram intervenção no documento.
- Registo nas operações efectuadas no documento.
- Colocação automática da data/hora e utilizador nas observações e despachos.
- Consulta fácil ao histórico do documento.
- Documentos em diferentes suportes são transformados em formato digital.
- Todos os ficheiros produzidos são classificados e arquivados num único sistema.
- Facilidade de encontrar os documentos produzidos e recebidos.
- Standardização de formato de documentos.
- Backup único para todos os utilizadores e tipos de ficheiro.
- Facilidade de acesso ao software de gestão documental.
- Pesquisa potente e intuitiva, facilita a busca de documentos.
- Avisos de novos documentos e avisos programados (informação disponível mesmo ao utilizar outras aplicações).
- Acessíveis a utilizadores externos à organização devidamente autenticados.
- Controlo dos acessos à informação por utilizador.
- Possibilidade de partilha de informação por vários utilizadores.
- Controlo do nível de acesso por documento/utilizador (leitura ou leitura/escrita).
- Backup de ficheiros centralizados para suporte digital (cd).
- Backup interno (mirror).
Entradas e saídas
Entradas no sistema
Scanner:
- Scanner por ligação TWAIN, permite gravar área de trabalho do utilizador.
- Scanner com impressão.
- Scanner por FTP.
Impressão:
- É criada uma impressora que transforma em PDF todas as impressões e as deposita directamente na área de transferência do utilizador.
E-mail:
- E-mail formatado com instruções.
- Converter.
- Classificar.
- Arquivar.
- Distribuir por diferentes áreas de transferência.
Área de transferência:
- Gravação/cópia directa de qualquer ficheiro para a área de transferência do utilizador.
Saídas no sistema
Impressão:
- Impressora configurada no sistema.
- Impressora do posto de trabalho.
E-mail:
- Comunicação com entidades externas (servidor de e-mail externo).
- Comunicação entre os utilizadores.
