Faturação Eletrónica: Integração com o Software de Gestão inWork ERP

A transição para a a emissão de fatura eletrónica é um passo crucial para empresas que desejam garantir conformidade legal e otimização de processos. Com o Decreto-Lei n.º 123/2018 e o Decreto-Lei n.º 54/2023, torna-se obrigatório, a partir de 1 de janeiro de 2025, o envio de faturas eletrónicas em formato estruturado (EDI) para contratos públicos.

Descubra como a integração de um software de gestão (ERP) com a emissão da fatura eletrónica pode transformar a gestão financeira da sua empresa, garantindo cumprimento legal, maior eficiência e competitividade.

O que é faturação eletrónica?

A utilização da faturação eletrónica na emissão, transmissão e receção de faturas em formato eletrónico estruturado. Este formato segue normas como o CIUS-PT, assegurando que as informações podem ser lidas e processadas automaticamente por sistemas de gestão. Além disso, este formato proporciona uma base comum para comunicação entre empresas e entidades públicas, eliminando ambiguidades e garantindo a padronização de processos.

O processo de emissão de fatura digital Saphety também permite a validação automática dos dados enviados, reduzindo significativamente o risco de erros e garantindo uma troca de informações mais segura e confiável. Com estas funcionalidades, as empresas podem aumentar a eficiência dos seus processos administrativos e concentrar recursos em tarefas mais estratégicas.

A emissão da fatura eletrónica reduz o uso de papel, acelera a troca de informações e simplifica o cumprimento de requisitos fiscais, sendo uma ferramenta essencial para empresas que colaboram com entidades públicas ou que desejam modernizar os seus processos. Esta transição para o digital não só promove a sustentabilidade ambiental, como também melhora a transparência e facilita auditorias, contribuindo para um ambiente empresarial mais responsável e eficiente. Além disso, ao adotar esta prática, as empresas destacam-se pela inovação, preparando-se melhor para responder às exigências de um mercado cada vez mais digital e competitivo.

Quem está obrigado à emissão de fatura eletrónica?

De acordo com a legislação, os prazos de implementação são os seguintes:

• Grandes Empresas: Obrigatoriedade desde 1 de janeiro de 2021.
• Pequenas e Médias Empresas (PME): Obrigatório a partir de 1 de janeiro de 2025.
• Microempresas: Obrigação também a partir de 1 de janeiro de 2025.

Estas medidas visam uniformizar os processos de faturação, aumentando a transparência e facilitando a auditoria de transações comerciais.

Benefícios de Integrar a Faturação Eletrónica num Software de Gestão (ERP)

A integração das faturas eletrónicas com um software de gestão como o inWork Software oferece inúmeras vantagens:

1. Cumprimento Legal Simplificado

A utilização de um ERP que suporte a emissão das faturas eletrónicas garante que a sua empresa está alinhada com as obrigações legais em vigor, evitando multas e sanções.

2. Automatização e Eficiência

Processos manuais, como impressão e envio de faturas por correio, são eliminados. A integração permite o envio direto de faturas eletrónicas através da plataforma Saphety, reduzindo erros e aumentando a produtividade.

3. Redução de Custos

Ao adotar a transmissão eletrónica das faturas, as empresas economizam em materiais como papel e tinteiro, bem como nos custos de envio.

4. Melhoria na Organização e Análise

Com todos os documentos armazenados eletronicamente e integrados no ERP, a consulta e análise financeira tornam-se mais rápidas e precisas.

5. Sustentabilidade Ambiental

A desmaterialização da fatura contribui para a redução da pegada ecológica, eliminando o uso de papel e promovendo uma gestão mais verde.

Como Ativar a Emissão eletrónica de Documentos no Seu ERP

A implementação do sistema da emissão eletrónica de documentos é simples e pode ser realizada em poucos passos:

Passo 1: Registo na Plataforma Saphety

Para começar, registe-se gratuitamente no portal da Saphety através do seguinte link: Registo no Portal Saphety.

Este registo permite criar uma conta onde será possível gerir o envio de faturas.

Passo 2: Ligação às Redes de EDI

Se os seus recetores utilizam redes de interoperabilidade como eSPap, iLink, ou outras, é necessário ativar a ligação à rede correspondente. Este processo garante que todas as transações são realizadas com sucesso.

Passo 3: Subscrição de Planos

Escolha um plano que corresponda às suas necessidades empresariais. Existem opções mensais e anuais, ajustáveis ao volume de documentos que a sua empresa envia.

Passo 4: Integração com o ERP

Depois de configurada a conta na Saphety, o último passo é integrar os seus dados no ERP da sua empresa. A nossa equipa comercial e técnica oferece suporte completo para esta integração, assegurando que a sua plataforma está preparada para o envio de faturas eletrónicas.

Dicas Para Uma Implementação Bem-sucedida da Fatura Digital

• Valide os Requisitos do Cliente: Antes de começar, confirme se os seus recetores já estão preparados para receber faturas eletrónicas.
• Treine a Sua Equipa: Certifique-se de que os colaboradores entendem o processo de emissão das faturas eletrónicas e sabem operar a plataforma.
• Acompanhe os Resultados: Utilize as ferramentas de análise do ERP para monitorizar o desempenho das faturas e identificar oportunidades de melhoria.

Conclusão

A faturação eletrónica não é apenas uma obrigação legal, mas também uma oportunidade para modernizar os processos internos e melhorar a relação com clientes e fornecedores. A integração desta funcionalidade com o seu software de gestão, como o inWork Software, facilita a transição e garante uma gestão empresarial mais eficiente.

Seja qual for o tamanho da sua empresa, a nossa equipa está pronta para ajudar. Entre em contacto connosco e descubra como o nosso ERP pode simplificar a gestão da sua faturação. Além disso, ao escolher o inWork Software, terá acesso a um sistema robusto, preparado para as exigências futuras do mercado digital, e a um suporte dedicado para acompanhar todas as etapas do processo.

Invista hoje na transição para a emissão dos documentos por via eletrónica e colha os benefícios de uma gestão mais automatizada, ecológica e alinhada às normas legais.

Adapte-se agora e garanta o cumprimento da nova legislação!