Faturação eletrónica em contratos públicos

No passado dia 27 de Novembro de 2018, segundo a Diretiva Europeia 2014/55/EU que estabelece a obrigatoriedade da faturação eletrónica no âmbito das relações B2G (Business to Government) e a padronização num formato único obrigatório, Portugal foi um dos países a estabelecer a obrigatoriedade da faturação eletrónica no âmbito dos contratos públicos.

Segundo esta mesma Diretiva Europeira uma fatura elétronica é “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.

Em termos legais não é suficiente enviar via e-mail ou Fax uma fatura em PDF para um cliente. De acordo com a legislação para a faturação eletrónica no âmbito dos contratos públicos, a faturação eletrónica exige que todos os dados sejam criados com uma estrutura correta e definida por um modelo criado de forma uniforme para todos os países da europa, por fim a fatura deve ser enviada diretamente do sistema do vendedor para o do cliente.

O que não é uma fatura eletrónica?

O envio de faturas em PDF para clientes não é considerado faturação eletrónica, nesse sentido deixamos alguns exemplos que não são considerados faturação elétronica de acordo com esta nova Diretiva Europeia:

• Faturas em HTML através de uma página Web ou de um e-mail;
• Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
• Imagens de faturas em formato .jpg, .tiff ou outros;
• Faturas em papel enviadas como imagens, via fax;
• Digitalização de faturas em papel.

Que elementos devem constar numa fatura eletrónica?

• Período de faturação;
• Elementos identificadores do processo e da fatura;
• Informações sobre o comprador;
• Informações sobre o vendedor;
• Referência do contrato;
• Informações sobre o beneficiário;
• Informações sobre o representante fiscal do vendedor;
• Informações sobre ajustamentos ou encargos;
• Condições de entrega;
• Instruções de pagamento;
• Discriminação do IVA;
• Totais da fatura;
• Informações sobre as rubricas da fatura.

Quando entra em vigor?

Em Portugal as transações entre empresas e administrações públicas através da faturação eletrónica passam a ser obrigatórias a partir de 2019.

Segundo a Diretiva Europeia 2014/55/EU todos os países da União Europeia estarão abrangidos a partir do dia 18 de Abril de 2019.

De forma a facilitar as migrações para a faturação eletrónica, o Governo Português definiu um mapa com as datas de implementação:

• 18 de Abril de 2019 – Organismos da Adminstração direta do Estado e Institutos Públicos;
• 17 de Abril de 2020 – Grandes Empresas (com mais de 250 funcionários ou volume de faturação superior a 50M€ ou balanço de 43M€);
• 18 de Abril de 2020 – Restantes Organismos Públicos (fundações e associações públicas, administração local incluindo Juntas de Freguesia e outras entidades);
• 31 de Dezembro de 2020 – Micro, Pequenas e Médias Empresas.

Redução de custos

Esta diretiva europeia, será uma medida a pensar no futuro e na redução de custos dos países da UE. Trará simplificação da comunicação das faturas eletrónicas, redução de custos anuais devido a essa mesma simplificação, e trará também um aumento das transações nas compras online (E-commerce).

Só existe uma forma simples, fácil e intuitiva para a sua empresa se adaptar a estas novas mudanças de faturação, com o Software de gestão inWork tudo será mais fácil.