Novas regras da faturação eletrónica em 2023

A faturação eletrónica é um sistema de emissão, gestão e arquivamento de faturas em formato digital, em vez de em papel. É uma prática que se tem tornado cada vez mais comum, principalmente devido às suas vantagens em termos de eficiência, rapidez e redução de custos.

A faturação eletrónica é obrigatória em muitos países e vai passar a ser obrigatória também em Portugal na relação com o estado e organismos públicos. Envolve a utilização de uma plataforma de faturação eletrónica certificada pelo governo, onde os utilizadores podem criar, enviar e gerir as suas faturas eletrónicas.

O processo de faturação eletrónica geralmente começa com o fornecedor a criar a fatura em formato digital, utilizando os dados do cliente e os detalhes da transação comercial. A fatura é então enviada eletronicamente para o cliente, que pode aceder a ela através da plataforma de faturação eletrónica. O cliente pode aprovar ou rejeitar a fatura e, se for aprovada, o fornecedor recebe o pagamento de forma automática.

A faturação eletrónica tem várias vantagens, tais como a facilidade de acesso e gestão das faturas, a rapidez do processo, a redução de erros e fraudes e a diminuição do uso de papel. Além disso, também permite a integração com outros sistemas de gestão empresarial, o que facilita ainda mais a gestão financeira e contabilística das empresas.

A Faturação Eletrónica a partir de janeiro de 2023 vai passar a ter de ser acompanhada por uma assinatura eletrónica qualificada ou por um selo eletrónico qualificado, segundo o Despacho n.º 49/2022-XXIII, do Secretário de Estado Adjunto e dos Assuntos Fiscais.

Até entrar em vigor esta medida todas as faturas em PDF devem ser aceites e estas são consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos legais.

Esta nova legislação que entra em vigor no dia 01 de janeiro de 2023 e tornará mais exigentes os requisitos necessários para garantir a autenticidade, a veracidade, a integridade e a legibilidade das assinaturas digitais na faturação eletrónica.

As novas regras contemplam transações entre empresas, entre empresas e consumidores e entre empresas e entidades públicas, para além de faturas, estas novas regras contemplam documentos fiscalmente relevantes, como é o caso das guias, encomendas ou orçamentos em formato pdf, enviados por e-mail ou outra via eletrónica.

Tipos de assinaturas eletrónicas

• Assinaturas eletrónicas simples – Estas assinaturas usamos com frequência, quando assinamos um simples e-mail com o nosso nome e cargo que ocupamos na empresa, de realçar que estas assinaturas não têm força legal.
• Assinaturas eletrónicas avançadas – Requerem mais requisitos do que as assinaturas eletrónica simples mas continua sem ter força legal.
• Assinaturas eletrónicas qualificadas – Têm requisitos mais avançados do que as duas anteriores, esta é a única assinatura que não é necessário provas adicionais para efeitos legais.

Com a entrada em vigor da nova legislação a partir do dia 1 de janeiro de 2023, passa a ser exigido este tipo de assinatura ou o selo eletrónico qualificado. A assinatura eletrónica aplica-se a indivíduos que representam uma empresa enquanto administradores ou gerentes, já o selo eletrónico é referente a uma empresa.