VISEU MARCA Escolhe Solução Informática de Gestão inWork para Melhorar a Eficiência e Organização

A VISEU MARCA, a associação responsável pela promoção da marca territorial de Viseu, é um pilar essencial na valorização e divulgação da cidade conhecida como a “Cidade-Jardim”. Desde a sua fundação em 2016, a VISEU MARCA tem vindo a destacar-se pela organização de eventos icónicos como a Feira de São Mateus e o “Dão Primores – Spring Tastings“.

Para otimizar a sua gestão e garantir a eficiência operacional, a VISEU MARCA decidiu adotar o software de gestão inWork. Reconhecendo ao Software inWork a capacidade da fornecer informação e indicadores em tempo real, fundamentais para a tomada de decisões informadas e ágeis. Este artigo explora a razão por trás desta escolha e os benefícios que o inWork traz para a associação.

Sobre a VISEU MARCA

A VISEU MARCA é a associação responsável pelo marketing territorial da cidade de Viseu, fundada em 2016 com a missão de promover e valorizar a identidade e os recursos da região. Conhecida carinhosamente como a “Cidade-Jardim“, Viseu tem uma rica herança cultural e histórica que a VISEU MARCA se empenha em divulgar, tanto a nível nacional como internacional.

Feira de São Mateus

Entre os seus projetos mais notáveis destaca-se a organização da Feira de São Mateus, um dos eventos mais antigos e emblemáticos de Portugal, que atrai milhares de visitantes todos os anos. A feira, com mais de seis séculos de história, oferece um programa diversificado que inclui concertos, atividades de lazer, áreas de exposição e gastronomia regional, consolidando-se como um marco cultural e festivo de Viseu.

Dão Primores – Spring Tastings

Além da Feira de São Mateus, a VISEU MARCA está envolvida na organização de outros eventos significativos, como o “Dão Primores – Spring Tastings”, que celebra a excelência dos vinhos da região do Dão. A associação também se dedica à promoção de iniciativas enoturísticas e à realização de diversas campanhas de marketing territorial. Através destas ações a VISEU MARCA reforça o posicionamento de Viseu como um destino de eleição para turismo, cultura e negócios.

Com uma abordagem dinâmica e inovadora, a VISEU MARCA utiliza uma variedade de estratégias e canais de comunicação para alcançar o seu público-alvo. Destaca-se pela sua capacidade de adaptar-se às novas tendências e exigências do mercado. A associação continua a trabalhar incansavelmente para elevar o perfil de Viseu, capitalizando o seu potencial e atraindo investimentos e visitantes para a região.

Necessidades e Desafios

Software ágil

A VISEU MARCA enfrenta vários desafios na sua gestão administrativa e organizacional que exigem soluções tecnológicas eficientes. Um dos principais desafios é a necessidade de recolher informações de forma ágil sem comprometer o funcionamento diário da associação. Este processo é fundamental para garantir que todas as atividades e eventos possam decorrer sem interrupções ou atrasos.

Gestão administrativa e fiscal

Outro desafio significativo é o processamento eficiente de documentos administrativos e fiscais. A quantidade de documentação gerada pelas atividades da VISEU MARCA requer um sistema robusto que permita um manuseamento rápido e preciso, evitando erros e garantindo a conformidade com as regulamentações.

Acompanhamento operacional eficaz e facilitado

Além disso, tratar a informação de maneira a permitir um acompanhamento eficaz pelos dirigentes é crucial. Os responsáveis pela VISEU MARCA precisam de ter acesso a dados claros e organizados para tomar decisões informadas e estratégicas. Para isso, é essencial obter insights valiosos para a gestão de forma atempada, permitindo ajustar estratégias e ações conforme necessário.

Monitorização de indicadores de gestão

A monitorização em tempo real dos KPIs relevantes é outra necessidade vital. Ter uma visão atualizada dos indicadores de desempenho permite à VISEU MARCA reagir rapidamente a qualquer desvio ou oportunidade, melhorando assim a eficiência e a eficácia das suas operações.

Informação disponível para toda a equipa

É igualmente importante disponibilizar a informação necessária e autorizada a toda a equipa, independentemente do local onde a informação tenha sido recolhida ou produzida. Esta acessibilidade facilita a colaboração e a partilha de conhecimentos, promovendo uma cultura de transparência e eficiência.

Arquivo sempre pesquisável para utilização diária

Finalmente, arquivar a informação e torná-la acessível sempre que necessária é um desafio contínuo. Um sistema de gestão eficaz deve garantir que todos os dados sejam armazenados de forma segura e possam ser recuperados facilmente permitindo à VISEU MARCA manter um histórico organizado e completo das suas atividades.

Enfrentar estes desafios com uma solução robusta como o software de gestão inWork permite à VISEU MARCA otimizar os seus processos, melhorar a tomada de decisão e garantir a eficiência operacional necessária para cumprir a sua missão.

Escolha a S2L e do Software inWork

A escolha do software inWork pela VISEU MARCA foi fundamentada em diversos motivos que garantem uma solução de gestão eficaz e adaptada às necessidades da associação. A credibilidade da S2L em Viseu, reforçada pelo seu histórico de implementações bem-sucedidas, foi um dos fatores determinantes. A VISEU MARCA reconheceu na S2L um parceiro de confiança, com profundo conhecimento das especificidades locais e capacidade de oferecer uma assistência de qualidade e próxima, essencial para a eficiência operacional.

Abrangência da Solução de gestão

O software inWork destacou-se pela sua abrangência e integração, permitindo a gestão coordenada de diferentes departamentos e requisitos da VISEU MARCA. Esta capacidade de unificar processos administrativos, financeiros e operacionais num único sistema é crucial para a associação, que organiza eventos de grande escala e necessita de uma solução que acompanhe toda a complexidade envolvida.

Versatilidade do software de gestão

Outro ponto forte do inWork é a sua versatilidade. O software adapta-se a diferentes cenários de utilização, oferecendo flexibilidade para ajustar funcionalidades conforme as necessidades específicas de cada projeto ou evento. Esta característica é particularmente valiosa para a VISEU MARCA, que lida com uma variedade de iniciativas ao longo do ano.

Implementação planeada e acompanhada

O processo de implementação do inWork na VISEU MARCA foi cuidadosamente planeado para garantir um sucesso imediato. Inicialmente, foi realizado um levantamento e normalização da informação a ser incorporada na nova solução informática, assegurando a integridade e a consistência dos dados. Seguiu-se a instalação do software e a configuração do software e dos equipamentos, criando uma base tecnológica sólida.

Formação diferenciada aos utilizadores

A formação diferenciada para todos os colaboradores foi um passo essencial, capacitando cada membro da equipa para utilizar o software de acordo com as suas responsabilidades específicas. O acompanhamento inicial pela S2L garantiu um arranque suave e eficaz, com suporte contínuo para resolver qualquer questão emergente. A monitorização dos resultados permitiu ajustar a configuração e a implementação do sistema, assegurando que os objetivos da VISEU MARCA fossem plenamente alcançados.

Com estas etapas, a VISEU MARCA assegurou uma transição tranquila para o novo sistema de gestão, beneficiando de uma solução robusta que suporta a sua missão de promover e valorizar Viseu como um destino turístico e cultural de excelência.

Benefícios do Software inWork Implementado pela S2L

A implementação do software inWork pela S2L trouxe inúmeros benefícios para a VISEU MARCA, otimizando os seus processos de gestão e reforçando a sua capacidade de atuação. A S2L, com a sua vasta experiência e conhecimento no desenvolvimento de soluções informáticas, assegurou que a transição para o inWork fosse eficaz e sem contratempos. Com a implementação suportada em processos fiáveis resultou em melhorias significativas em várias áreas operacionais.

Gestão centralizada de múltiplos fluxos de trabalho

Uma das principais vantagens do inWork é a sua capacidade de centralizar a gestão de múltiplas funções num único sistema integrado. Isso permitiu à VISEU MARCA gerir de forma eficiente as suas operações administrativas, financeiras e logísticas, eliminando redundâncias e reduzindo o risco de erros. Com o inWork, todas as áreas da associação estão interligadas, proporcionando uma visão clara e completa de todas as atividades e facilitando a coordenação entre departamentos.

Flexibilidade e personalização

O software também se destacou pela sua flexibilidade e capacidade de personalização. A VISEU MARCA beneficiou de uma solução adaptada às suas necessidades específicas, desde a gestão de eventos como a Feira de São Mateus até à administração de campanhas de marketing territorial. Esta adaptabilidade é crucial para uma associação que lida com uma grande variedade de projetos e que precisa de ajustar as suas ferramentas de acordo com diferentes cenários.

Acompanhamento de indicadores de desempenho

A implementação do inWork pela S2L também trouxe uma melhoria significativa na análise e acompanhamento dos indicadores de desempenho (KPIs). O acesso em tempo real a dados críticos permite que a VISEU MARCA tome decisões informadas e ágeis, respondendo rapidamente a qualquer mudança ou necessidade emergente. Esta capacidade de monitorização contínua assegura que a associação mantém um elevado nível de eficiência e eficácia nas suas operações.

Partilha de informação entre setores

Além disso, o inWork facilitou a partilha de informação dentro da equipa, independentemente do local de recolha ou produção dos dados. Esta acessibilidade é vital para promover uma cultura de transparência e colaboração. Garante que todos os membros da equipa tenham acesso à informação necessária para desempenhar as suas funções de forma eficaz.

Por fim, a robustez do sistema de arquivamento do inWork garante que toda a informação é armazenada de forma segura e está sempre acessível quando necessária. Isto não só melhora a organização interna, como também assegura a conformidade com as exigências legais e regulatórias. Proporciona à VISEU MARCA uma gestão documental eficiente e fiável.

Suporte e acompanhamento

Com o suporte contínuo da S2L, a VISEU MARCA beneficia de uma solução de gestão que não só responde às suas necessidades atuais, mas que também tem a capacidade de evoluir à medida que a associação cresce e enfrenta novos desafios. Este alinhamento entre a tecnologia e as exigências organizacionais reforça a posição da VISEU MARCA como uma entidade de referência na promoção de Viseu como destino turístico e cultural de excelência.

Conclusão

A adoção do software inWork, implementado pela S2L, representa um marco importante na modernização dos processos de gestão da VISEU MARCA. Ao escolher uma solução tecnológica robusta e adaptável, a associação não só conseguiu otimizar as suas operações diárias, mas também capacitou-se para tomar decisões mais informadas e ágeis. O inWork provou ser uma ferramenta essencial para centralizar a gestão e melhorar a eficiência. Garante que todas as atividades, desde a organização de grandes eventos até à administração interna, são conduzidas com o mais alto nível de eficácia.

Reconhecimento da S2L

O suporte contínuo e a expertise da S2L foram fundamentais para assegurar que a implementação do inWork fosse bem-sucedida e que a VISEU MARCA pudesse tirar o máximo proveito desta solução inovadora. Com uma estrutura de gestão mais forte e uma capacidade reforçada para acompanhar os indicadores em tempo real, a VISEU MARCA está agora melhor equipada para continuar a sua missão. O objetivo é promover Viseu como um destino turístico e cultural de excelência.

Em suma, a parceria entre a VISEU MARCA, a S2L e o software inWork não só respondeu aos desafios imediatos, como também preparou a associação para enfrentar os futuros desafios com confiança e sucesso.

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Se a sua organização enfrenta desafios semelhantes aos da VISEU MARCA e procura uma solução integrada que melhore a eficiência e facilite a tomada de decisões, o software inWork pode ser a resposta que procura. Desenvolvido pela S2L, o inWork oferece uma plataforma robusta e personalizável que se adapta às necessidades específicas de cada organização, independentemente da sua dimensão ou setor de atividade.

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