6 Razões pelas quais o uso do Excel limita o crescimento das empresas

A utilização de ferramentas tecnológicas no ambiente empresarial é algo que se tornou indispensável para garantir a competitividade e o sucesso de uma empresa. O Excel, por exemplo, é uma das ferramentas mais populares e amplamente utilizadas na gestão empresarial. No entanto, há uma discussão sobre a sua utilização na gestão empresarial de processos e o efeito que isso pode provocar na limitação do crescimento e desenvolvimento da empresa.

Essa discussão torna-se ainda mais relevante perante a evolução tecnológica e o aumento exponencial da quantidade de dados gerados pelas empresas. Nesse contexto, é fundamental que as ferramentas utilizadas na gestão empresarial sejam capazes de lidar com grandes volumes de dados, oferecendo análises precisas e integradas para tomadas de decisões assertivas. A seguir, serão apresentados alguns pontos que merecem atenção na utilização do Excel na gestão empresarial de processos.

1 – Falta de escalabilidade compromete os objetivos da gestão empresarial de processos

Dificuldade com processos empresariais complexos

Uma das principais limitações do Excel na gestão empresarial é a falta de escalabilidade para lidar com processos empresariais complexos. À medida que a quantidade de dados aumenta, a operação da folha de cálculo pode tornar-se muito lenta e demorada ou mesmo inoperacional. Isso pode levar a um consumo de tempo exagerado dificultando a gestão de recursos humanos e ter grande impacto financeiro.

Atrasos na tomada de decisão

Com a perda de performance à medida que a quantidade de dados cresce fica mais difícil obter análises indicadores comprometendo e atrasando a tomada de decisões, degradando substancialmente a eficiência dos processos empresariais. Como o Excel não permite distribuir e escalonar o processamento vai depender sempre do hardware onde está a ser executado tornando-se inviável para empresas com grandes volumes de dados e necessidades mais complexas.

2 – Favorece erros humanos e atrasa a transformação digital

Preenchimento manual provoca erros de digitação

Outra limitação do uso do Excel na gestão de processos organizacionais é a possibilidade de erros humanos. Como as folhas de cálculo são preenchidas manualmente, os utilizadores estão sujeitos a cometer erros, como inserir valores incorretos ou deixar de preencher determinadas informações. Isso pode levar a decisões de negócios equivocas, resultando em perda de oportunidades de negócio e prejuízos com grande impacto na gestão financeira da empresa.

Falta de recursos de validação potenciam erros

Como o Excel não oferece recursos robustos de validação de dados a probabilidade de os erros persistirem ao longo do processo é elevado adulterando a sua análise.

É importante destacar que a falta de recursos de validação de dados pode levar a erros subtis, que podem passar despercebidos aos utilizadores e gestores, mas que podem ter um grande impacto na tomada de decisões empresariais. Por exemplo, uma fórmula incorreta pode resultar em cálculos errados, levando a decisões equivocas. Por outro lado, a falta de integração com outras ferramentas pode dificultar a validação de dados, pois pode ser necessário transferir informações entre diferentes sistemas e folhas de cálculo, aumentando o risco de erros e o tempo necessário para realizar as validações.

3 – Falta de colaboração e dificuldade em gerir mudanças

O Excel não é uma ferramenta colaborativa com mecanismos de controlo

Outra limitação do uso do Excel na gestão empresarial é a falta de colaboração, o que pode comprometer a eficiência dos processos empresariais. Mesmo a versão online do Excel não possui mecanismos de controle dos dados e dos utilizadores permitindo que vários utilizadores alterem a mesma informação em simultâneo não garantido por isso que a informação introduzida é coerente e não foi adulterada por outro interveniente. Esta situação agrava-se nas versões offline com a dificuldade de disponibilizar em tempo útil os ficheiros, podendo inclusivamente, haver várias versões da mesma folha de cálculo.

As mudanças demoradas e complexas comprometem a competitividade da empresa

Outro ponto a ser considerado é a dificuldade em gerir e controlar mudanças nas folhas de cálculo do Excel. Quando é necessário alterar uma folha de cálculo, pode ser difícil rastrear e gerir essas mudanças. Os utilizadores podem perder a visibilidade do histórico de alterações, o que dificulta a identificação de erros ou problemas que possam ter ocorrido durante as modificações. Esta falta de mecanismos de controle pode levar a conflitos entre as mudanças feitas por diferentes utilizadores e a atrasos na tomada de decisões, comprometendo a eficiência dos processos empresariais.

A falta de colaboração e a dificuldade em gerir mudanças nas folhas de cálculo do Excel podem limitar a capacidade da empresa de se adaptar a mudanças no mercado e às necessidades dos clientes. Como as alterações nas folhas de cálculo podem ser difíceis de gerir, a empresa pode ter dificuldades em responder rapidamente às mudanças do mercado e às necessidades dos clientes, perdendo oportunidades de negócios e comprometendo sua competitividade.

4 – Segurança limitada pode expor dados confidenciais

A falta de controlo de acessos comprometem a gestão empresarial de processos

Outra limitação do uso do Excel na gestão empresarial é a segurança limitada que essa ferramenta oferece para gerir informações confidenciais. As folhas de cálculo podem ser facilmente partilhadas ou acedidas por utilizadores não autorizados, podendo levar a problemas de segurança, tais como perda de dados ou divulgação não autorizada de informações confidenciais. A falta de controle de acesso e a dificuldade em rastrear os acessos nas folhas de cálculo do Excel podem comprometer a segurança das informações empresariais.

A falta de mecanismos de controle de acessos condicionam a disponibilização de informação confidencial e que pode ser necessária para a execução do processo com evidente impacto na performance da empresa.

Para mitigar esses riscos de segurança, as empresas precisam investir em soluções tecnológicas mais seguras e eficientes para gerir suas informações empresariais. Isso pode envolver a adoção de softwares de gestão empresarial integrados, que oferecem recursos avançados de segurança e controle de acesso. As empresas também devem implementar políticas de segurança sólidas e treinar os seus funcionários para que possam identificar e evitar riscos de segurança relacionados com o uso de folhas de cálculo do Excel. A adoção de soluções tecnológicas seguras e o fortalecimento das políticas de segurança podem ajudar as empresas a garantir a proteção de suas informações confidenciais e a manter sua competitividade no mercado.

5 – A falta de integração dificulta automatismos e potência erros

Tempo desperdiçado por falta de automatização e repetição de introduções

Outra limitação do uso do Excel na gestão de processos é a falta de integração com outros sistemas e aplicativos empresariais. Muitas empresas usam várias ferramentas de software para gerir os seus processos empresariais, a falta de integração dificulta a sincronização de dados e a automação de processos. Por exemplo, se a equipe de vendas e acompanhamento do cliente usa um sistema CRM e a equipe de produção usa o Excel para gerir os projetos, pode ser difícil sincronizar esses dados e garantir a integridade dos mesmos, tornando difícil à equipa de vendas dar respostas assertivas aos clientes a leads.

A falta de integração com outros sistemas pode limitar a capacidade das empresas de automatizar processos empresariais. A automação é uma tendência crescente na gestão empresarial, pois permite aumentar a eficiência e a produtividade, além de reduzir erros e custos. No entanto, a automação pode ser difícil de implementar com o uso de folhas de cálculo do Excel, já que elas não são facilmente integráveis com outros sistemas e aplicativos empresariais. Portanto, as empresas que procuram aumentar a eficiência e a produtividade devem considerar a adoção de soluções tecnológicas integradas que permitam a automação de processos e a sincronização de dados entre diferentes sistemas.

6 – Capacidade limitada de análise de dados

Incapacidade de lidar com análises avançadas

Outra limitação do uso do Excel na gestão de processos empresariais é a sua capacidade limitada de análise de dados. Embora o Excel possa ser útil para análises básicas, ele não é capaz de lidar com grandes conjuntos de dados ou análises avançadas. Quando as empresas precisam lidar com grandes volumes de dados ou realizar análises avançadas, é necessário usar ferramentas mais avançadas, como softwares de business intelligence e data analytics.

Como o Excel não foi projetado para lidar com grandes volumes de dados em tempo real. As empresas que precisam tomar decisões em tempo real e monitorar seus processos precisam de soluções que permitam a análise em tempo real. Isso pode ser conseguido por meio da integração do Excel com outras ferramentas de análise de dados, mas essa abordagem pode ser complicada e difícil de gerir.

As análises comparativas são inviáveis

A prática de ter uma folha de cálculo para cada projeto ou processo pode tornar difícil para as empresas fazerem análises comparativas. Com os dados disponíveis em folhas de cálculo diferentes, é difícil obter uma visão geral do desempenho geral da empresa. A manutenção de várias folhas de cálculo pode levar a problemas de integridade de dados e dificultar a atualização e correção de erros. Por essas razões, é importante que as empresas considerem a adoção de ferramentas de gestão empresarial mais avançadas e integradas que permitam a análise e visualização de dados de vários projetos ou processos num só lugar, para que as decisões possam ser tomadas com base em informações precisas e abrangentes.

Conclusão

Em conclusão, embora o Excel seja uma ferramenta útil para alguns tipos de gestão empresarial, é importante reconhecer as suas limitações na gestão empresarial de processos. A falta de escalabilidade, colaboração, gestão de mudanças, segurança, integração e análise de dados pode limitar o crescimento e o sucesso da empresa a longo prazo.

As empresas devem considerar a adoção de ferramentas mais avançadas e integradas para a gestão de processos empresariais. Com a ajuda de sistemas de gestão empresarial modernos e de alta tecnologia, as empresas podem ter acesso a dados precisos, realizar análises avançadas, colaborar entre colegas de trabalho e departamentos em tempo real, gerir mudanças de forma eficiente e manter a segurança de informações confidenciais. Dessa forma, as empresas poderão obter vantagem competitiva, crescer e prosperar num ambiente empresarial cada vez mais desafiador.