inWork Doc

O inWork DOC foi criado tendo em conta a necessidade de consolidar e centralizar toda a sua documentação. Esta aplicação permite maior eficiência e flexibilidade reduzindo os tempos de manuseamento dos documentos com significativo aumento da produtividade.

O centro de gestão documental inWork DOC, com base na desmaterialização de documentos e processos, é a solução competitiva para a gestão, indexação, organização e consulta de informação na sua empresa. É considerado mais como uma ferramenta estratégica do que um processo.

O inWork DOC é uma ferramenta relevante na implementação do Regulamento Geral de Porteção de Dados (RGPD) na sua organização facilitando a identificação dos dados pessoais, segurança e privacidade através dos perfis de acesso e prova de evidências com reports de acesso e tratamento dos dados.

Módulos

  • Facilidade de comunicação entre vários intervenientes através de e-mail.
  • Aviso por e-mail dos eventos agendados, inclusivamente dos documentos já arquivados.
  • Recepção de documentos através de e-mail, arquivo automático de documentos por e-mail.
  • Envio de ficheiros/imagens de documentos por e-mail.
  • Aceita ordens de envio de fax através de e-mail.
  • Controle de entradas e permissões sobre o documento por utilizador.
  • Classificação do utilizador por sector.
  • Permissões do utilizador sobre opções do menu.
  • Permissões do utilizador sobre documentos atribuídos a outros utilizadores do mesmo sector e documentos de outros utilizadores de outros sectores.
  • Possibilidade de tratar documentos privados.
  • Possibilidade de colocar observações no documento.
  • Permite organizar os documentos por assunto, tipo de documento e processo.
  • Pesquisa fácil e intuitiva por classificação ou conteúdo.
  • Atribuição de documentos a outros utilizadores, sendo possibilitando aa indicação do motivo da atribuição.
  • Alterar o estado do documento com indicação de observações.
  • Criar um histórico de observações feitas pelos diferentes utilizadores nos documentos.
  • Capacidade de partilha do documento por vários utilizadores mesmo de sectores diferentes.
  • Facilidade de comunicação entre os vários intervenientes através de e-mail.
  • Possibilidade de associar várias imagens de documentos a um único documento.
  • Possibilidade de visualização imediata das imagens que compõem o documento.
  • Permite agendar vários eventos para um único documento.
  • Aviso dos eventos agendados e ainda não cumpridos, com a possibilidade de visualização imediata do documento.
  • Aviso por e-mail dos eventos agendados, inclusivamente dos documentos já arquivados.
  • Aviso visual no desktop do terminal do utilizador de eventos agendados.
  • Possibilidade de envio de imagens de documentos através de impressão.
  • Gerador automático de imagens em PDF.
  • Conversor de vários formatos em PDF.
  • Recepção de documentos através de e-mail.
  • Arquivo automático de documentos por e-mail, facilitando assim a integração com sistemas de gestão.
  • Facilidade de impressão de imagens de documentos.
  • Envio de ficheiros/imagens de documentos por e-mail.
  • Área de transferência partilhada pelo terminal do utilizador na pasta dos meus documentos.
  • Possibilidade de envio de ficheiros/imagens de documentos para a área de transferência de outro utilizador.
  • Integrado com o módulo do arquivo.
  • Organização dos procedimentos de trabalho em função de tarefas geridas pelo workflow.
  • Formalização dos circuitos de autorização e aprovação.
  • O potencial para melhorar a gestão de recursos da organização.
  • 100% Nacional – o software inWork Doc desde a sua idealização, passando pela análise e programação até à fase de testes é desenvolvido por portugueses com perfeita noção do mercado nacional e das suas necessidades.
  •  Mensagens inter-utilizadores – permite enviar mensagens entre os utilizadores, sendo estes alertados de uma nova mensagem assim que ela chega ou quando entra no software.
  • Funcionamento em rede – permite a um organismo deter um controlo total sobre a informação que recebe ou que produz.
  • Definição das suas próprias regras de negócio – definir regras do utilizador garantindo a parametrização dos campos de recolha obrigatória, evitando assim esquecimentos e falhas na recolha de informação.
Compatibilidade

RGPD

  • A distribuição dos documentos (correio, fax, correio electrónico, documentos partilhados na empresa), é feita electronicamente e instantânea para vários utilizadores.
  • Os diferentes ficheiros electrónicos associados a um único documento permite uma visão mais global.
  • Pareceres e tomadas de conhecimento são feitas electronicamente sem perda de tempo no seu encaminhamento.
  • Evita as perdas e esquecimentos em pilhas de papéis.
  • A informação relacionada sempre disponível permite ganhos consideráveis de tempo.
  • A programação de eventos por documento com avisos de desktop e por e- mail garante que o utilizador é avisado das datas determinadas para o documento.
  • Sempre que se digitalizar documentos (papel) podem ser arquivados directamente no arquivo morto.
  • Evita a produção de cópias dos documentos, mesmo que estes se destinem a vários utilizadores, são distribuídos electronicamente (poupança nas cópias).
  • Documentos produzidos pelos diferentes utilizadores não necessitam de cópia para arquivo (poupança nas impressões).
  • Documentos produzidos na organização e para expedir por mail ou fax não necessita de impressão (poupança nas impressões).
  • Colocação do carimbo na recepção dos documentos no sistema, certifica a data e hora de recepção.
  • Registo dos utilizadores que tiveram intervenção no documento.
  • Registo nas operações efectuadas no documento.
  • Colocação automática da data/hora e utilizador nas observações e despachos.
  • Consulta fácil ao histórico do documento.
  • Documentos em diferentes suportes são transformados em formato digital.
  • Todos os ficheiros produzidos são classificados e arquivados num único sistema.
  • Facilidade de encontrar os documentos produzidos e recebidos.
  • Standardização de formato de documentos.
  • Backup único para todos os utilizadores e tipos de ficheiro.
  • Facilidade de acesso ao software de gestão documental.
  • Pesquisa potente e intuitiva, facilita a busca de documentos.
  • Avisos de novos documentos e avisos programados (informação disponível mesmo ao utilizar outras aplicações).
  • Acessíveis a utilizadores externos à organização devidamente autenticados.
  • Controlo dos acessos à informação por utilizador.
  • Possibilidade de partilha de informação por vários utilizadores.
  • Controlo do nível de acesso por documento/utilizador (leitura ou leitura/escrita).
  • Backup de ficheiros centralizados para suporte digital (cd).
  • Backup interno (mirror).

Entradas e saídas

Scanner:

  • Scanner por ligação TWAIN, permite gravar área de trabalho do utilizador.
  • Scanner com impressão.
  • Scanner por FTP.

Impressão:

  • É criada uma impressora que transforma em PDF todas as impressões e as deposita directamente na área de transferência do utilizador.

E-mail:

  • E-mail formatado com instruções.
  • Converter.
  • Classificar.
  • Arquivar.
  • Distribuir por diferentes áreas de transferência.

Área de transferência:

  • Gravação/cópia directa de qualquer ficheiro para a área de transferência do utilizador.

Impressão:

  • Impressora configurada no sistema.
  • Impressora do posto de trabalho.

E-mail:

  • Comunicação com entidades externas (servidor de e-mail externo).
  • Comunicação entre os utilizadores.
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